| Opis przedmiotu |
PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa firmy w zakresie zorganizowania spotkania integracyjnego dla pracowników MPK Poznań sp. z o.o. przez specjalistyczną agencję eventową.
OKREŚLENIE WYMAGAŃ ZAMAWIAJĄCEGO
1. TERMIN:
26.06.2010r.
2. MIEJSCE: spełniające następujące warunki:
dobrze usytuowane, zapewniające dogodny dojazd środkami komunikacji miejskiej,
o charakterze zamkniętym,
przestrzeń ma być dostosowana do liczby uczestników (około 4 tys.) tak, aby czuli się swobodnie.
3. CELE REALIZACJI PROJEKTU:
integracja i motywowanie pracowników,
wzmocnienie atmosfery zaufania, współpracy i zaangażowania pracowników oraz zwiększanie satysfakcji z wykonywanej pracy zgodnie z przyjęta strategią wizerunkową,
budowa pozytywnego wizerunku pracodawcy wobec pracowników, budowanie poczucia więzi i lojalności w stosunku do firmy .
4. PRZYJĘTE ZAŁOŻENIA:
Impreza ma mieć charakter spotkania integracyjnego dla pracowników o spójnym scenariuszu tematycznym uwzględniającym temat 130-lecia jubileuszu komunikacji miejskiej w Poznaniu, podczas którego atrakcje zostaną rozłożone równomiernie na cały okres trwania wydarzenia. Atrakcje odbywać się będą na scenie i poza nią w formie zabaw i konkursów. Spotkanie winno mieć swój moment finałowy (atrakcyjne zakończenie – występ popularnego wykonawcy/zespołu).
Spotkanie ma trwać w godz. 14:00 – 19:00 z zachowaniem zbliżonej atrakcyjności programu, z momentem kulminacyjnym ok.godz.18:00.
Zaproszona grupa, to 2780 pracowników z rodzinami. Szacunkowo przewidywany jest udział ok.4-5 tys. osób w okresie całego czasu trwania spotkania
Scenariusz spotkania musi zawierać minimum:
miejsce spotkania
program artystyczny w tym:
prowadzenie imprezy przez znanego prezentera/prezenterów,
animację wspólnej zabawy przy muzyce przez cały czas trwania wydarzenia
atrakcyjny finał wydarzenia – w tym występ popularnego wykonawcy/zespołu, którego repertuar odpowiedni będzie dla każdego uczestnika spotkania np.: Kombi, Budka Suflera.
atrakcje dla dzieci – konkursy i gry z nagrodami, zabawy (np. malowanie twarzy dla dzieci) w tym. min. 4 urządzenia pneumatyczne,
atrakcje dla dorosłych: 2 stanowiska rekreacyjne z użyciem sprzętu technicznego wykonawcy.
zabawy integracyjno-sportowe dla rodzin
propozycję obsługi logistycznej, gastronomicznej (menu), reklamowej
Wszystkie pozycje zawarte w scenariuszu spotkania winny mieć swoje odzwierciedlenie w specyfikacji cenowej Formularza Cenowego (załącznik nr 2)
5. WYKONAWCA ZOBOWIĄZANY JEST:
Zaproponować atrakcyjną formułę spotkania o spójnym scenariuszu tematycznym uwzględniającym temat 130lecia jubileuszu komunikacji miejskiej w Poznaniu z finałem w postaci koncertu, uwzględniającego propozycje imprez towarzyszących tj. gry zespołowe, turnieje indywidualne, występ artystyczny itp..
Zapewnić organizację zaproponowanych występów artystycznych, gier, zabaw, konkursów. Każdy konkurs winien zakończyć się nagrodzeniem zwycięzców.
Jako producent i organizator imprezy ponieść odpowiedzialność administracyjną i cywilną za jej organizację.
Zapewnić ubezpieczenie NW uczestników spotkania oraz uzyskać stosowne zezwolenia do przeprowadzenia imprezy masowej.
Wynająć miejsce spotkania i zapewnić odpowiednie zaplecze techniczne i logistyczne (wysprzątać teren po zakończeniu imprezy, zabezpieczyć wszelkie niezbędne elementy techniczne, nagłośnienie, oświetlenie), zapewnić ochronę oraz pomoc medyczną.
Przygotować teren: scena min. 6x4m, nagłośnienie i oświetlenie zgodne z riderem technicznym zaproponowanych wykonawców; zabezpieczyć dostawę energii, zapewnić namioty wyposażone w stoły bankietowe, z miejscami siedzącymi dla min. 400 osób, min. 6 stanowisk wydawania posiłków i min. 4 stanowiska wydawania napojów, zlokalizowanych w sposób zapewniający sprawną obsługę gastronomiczną oraz min. 10 kabin toaletowych TOI-TOI.
Przygotować scenografię plastyczną, muzyczną i świetlną wydarzenia oraz dobrze wyeksponować elementy identyfikujące MPK Poznań sp. z o.o.
Wyprodukować materiały promocyjno-reklamowe w tym zaproszenia (2780 sztuk) i plakaty (100 sztuk) według projektu wykonanego przez MPK Poznań Sp. z o.o. i zgodnego z przyjętą strategią wizerunkową.
Zapewnić catering dla 2780 osób, odpowiedni do charakteru imprezy - przykładowa porcja na osobę: 1 zupa, 1 karkówka, 1 kiełbaska lub kaszanka, 1 szaszłyk, 400 ml napoju bezalkoholowego, 1 piwo – 500 ml, 1 bułka, 1 drożdżówka, 1 kawa, 1 herbata, porcja musztardy, porcja ketchupu.
Zapewnić sprawną obsługę gastronomiczną, uniemożliwiającą tworzenie się zbyt dużych kolejek (min. 6 stanowisk wydawania posiłków i min. 4 stanowiska wydawania napojów).
Zapewnić gadżety dla 5.000 osób nawiązujące do tematu 130-lecia MPK Poznań Sp. z o.o. – wartość gadżetów nie powinna przekraczać 5% wartości netto oferty (wariantu).
Zapewnić dokumentację fotograficzną i filmową imprezy. |
| Miejsce i termin składania ofert |
Oferty należy składać do dnia 04 marca 2010 roku do godz.10:00 w siedzibie Zamawiającego
Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne w Poznaniu Sp. z o.o., Dział Zamówień Publicznych MZ pok.16, ul. Głogowska 131/133, 60-244 Poznań.
2. Oferty, które dotrą do Zamawiającego po terminie składania ofert, będą traktowane jako OFERTY ZŁOŻONE PO TERMINIE.
3. Oferty złożone po terminie, a oznakowane w sposób umożliwiający identyfikację Wykonawcy, będą zwrócone Wykonawcom bez otwierania. |
| Wymagania |
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert wariantowych – należy przez to rozumieć zaoferowanie przez Wykonawcę kilku propozycji wykonania zamówienia.
OFERTA WARIANTOWA OBEJMUJE:
1) propozycję scenariusza
2) załącznik nr 1
3) załącznik nr 2
Oferty wariantowe składane są w jednym opakowaniu i stanowią jedną ofertę przetargową
OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Oferta musi być sporządzona w formie pisemnej, w języku polskim, pismem czytelnym, w
jednym egzemplarzu.
2. Każda strona oferty, na którą składają się wszystkie dokumenty wraz z załącznikami, musi być
podpisana przez osobę (y) uprawnioną (e) do reprezentowania firmy w obrocie prawnym
zgodnie z postanowieniami właściwego rejestru, zaświadczenia z ewidencji działalności
gospodarczej, umowy spółki lub posiadającą pełnomocnictwo załączone do oferty w formie
oryginału lub potwierdzone notarialnie.
3. Miejsca w ofercie, w których Wykonawca dokonał poprawek muszą być parafowane przez
osobę (y) uprawnione do reprezentowania firmy w obrocie prawnym, zgodnie z zapisem pkt.2.
4. Każdy Wykonawca może złożyć w niniejszym przetargu tylko jedną ofertę, zawierającą jeden lub kilka wariantów.
Ofertę należy złożyć w nieprzejrzystej, trwale zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Dział
Zamówień Publicznych - oferta na organizację i obsługę spotkania integracyjnego dla pracowników MPK Poznań sp. z o.o. - MZ/2/2010”.
5. Koperta zawierająca ofertę powinna być zaadresowana do Zamawiającego na adres siedziby
Zamawiającego i opatrzona nazwą i dokładnym adresem Wykonawcy.
6. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty spoczywają na Wykonawcy.
WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
2. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia.
3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
4. Nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na zasadach określonych
w §15 Regulaminu udzielania zamówień w MPK Poznań Sp. z o.o. nieobjętych Ustawą Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity ze zmianami wprowadzonymi od dnia 1 lipca 2009 r.).
WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW ŻĄDANYCH OD WYKONAWCÓW
Przystępujący do przetargu Wykonawca składa niżej wymienione dokumenty:
1. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej.
Za aktualny zamawiający uzna dokument wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
2.Wypełniony Formularz Ofertowy (załącznik nr 1*)
3.Wypełniony Formularz Cenowy (załącznik nr 2*)
* - w przypadku składania oferty wariantowej Wykonawca składa niniejszy załącznik dla każdego wariantu z osobna
4.Wykaz zorganizowanych w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie: co najmniej trzech imprez o podobnym do przedmiotu zamówienia stopniu złożoności, każda o wartości minimum 200 tys. zł brutto, w których liczba uczestników w pojedynczej imprezie wynosiła co najmniej 3 tys. osób, z podaniem przedmiotu, dat wykonania, wartości, liczby uczestników i nazw usługobiorców wraz z załączeniem dokumentów (referencji) potwierdzających, że usługi te zostały wykonane należycie – (załącznik nr 3)
UWAGA: Ilość wykazanych imprez będzie jednym z kryterium oceny oferty
5.Opisowy scenariusz spotkania – zgodny z wymogami określonymi w niniejszych WP
Oferta (wariant) Wykonawcy stanie się załącznikiem do umowy.
Dokumenty wymienione w punktach 1 i 4 (referencje) mogą być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę (osoby) uprawnione do reprezentowania firmy ze strony Wykonawcy w obrocie gospodarczym zgodnie z aktem rejestracyjnym i wymogami ustawowymi. Za konieczne a jednocześnie wystarczające zamawiający uzna złożenie na kserokopii lub odpisie dokumentów własnoręcznego podpisu przez osobę (osoby) podpisujące ofertę, poprzedzonego dopiskiem: „za zgodność z oryginałem”.
1.Cena oferty musi być podana w złotych polskich.
2.Sposób obliczenia ceny oferty (wariantu). Obowiązkiem Wykonawcy jest dokonanie wyceny wszystkich pozycji Formularza cenowego. Wartość netto poszczególnych pozycji należy podać z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku. Łączną wartość netto oferty (wariantu), należy obliczyć sumując wartości netto poszczególnych pozycji.
UWAGA: w Formularzu cenowym winna się znaleźć specyfikacja cenowa każdej pozycji zawartej w scenariuszu spotkania Wykonawcy. |
| Uwagi |
KRYTERIA OCENY OFERT
Zamawiający dokona oceny ofert (wariantów) na organizację spotkania integracyjnego kierując się następującym kryterium:
- Wartość netto oferty (wariantu)– 50 %
- Ocena atrakcyjności oferty (wariantu) – 40 %
- Ilość zorganizowanych imprez – 10 %
Sposób oceniania oferty (wariantu):
A. Obliczanie punktów za kryterium – wartość netto:
P 1
=
Najniższa z wszystkich przedstawionych ofert wartość netto oferty (wariantu)
X
100 pkt
X
50 %
Wartość netto oferty (wariantu) w ofercie rozpatrywanej
B. Obliczanie punktów za kryterium- ocena atrakcyjności oferty (wariantu):
Ocenie komisji będą podlegały:
- wartość artystyczna i atrakcyjność programowa –
program artystyczny w tym:
prowadzenie imprezy,
animację wspólnej zabawy przy muzyce przez cały czas trwania wydarzenia atrakcyjny finał wydarzenia – w tym występ popularnego wykonawcy/zespołu,
atrakcje dla dzieci – konkursy i gry z nagrodami, zabawy (np. malowanie twarzy dla dzieci) w tym. min. 4 urządzenia pneumatyczne,
atrakcje dla dorosłych: 2 stanowiska rekreacyjne z użyciem sprzętu technicznego wykonawcy.
zabawy integracyjno-sportowe dla rodzin
- atrakcyjność oferty gastronomicznej
odpowiednia ilość stanowisk gastronomicznych, proporcjonalna do liczby uczestników spotkania, uniemożliwiająca tworzenie się dużych kolejek (min. 6 stanowisk wydawania posiłków i min. 4 stanowiska wydawania napojów),
różnorodność i jakość oferty gastronomicznej
- atrakcyjność zaproponowanego miejsca spotkania –
dobrze usytuowane, zapewniające dogodny dojazd środkami komunikacji miejskiej,
o charakterze zamkniętym,
przestrzeń ma być dostosowana do liczby uczestników (około 4 tys.) tak, aby czuli się swobodnie.
Sposób oceny:
Każdy członek komisji będzie oceniał ofertę (wariant) ilością punktów od 0 do 10.
Ilości punktów, dla poszczególnych ofert (wariantów), przyznanych przez członków komisji będą dodane i suma zostanie podzielona przez ilość członków komisji. Tak otrzymana wartość punktowa podlega następnie przeliczeniu w następujący sposób:
P2
=
Wartość punktowa oceny atrakcyjności oferty (wariantu) w ofercie rozpatrywanej
X
100 pkt
X
40 %
Najwyższa z wszystkich przedstawionych ofert (wariantów) wartość punktowa oceny atrakcyjności
C. Obliczanie punktów za kryterium – ilość zorganizowanych imprez
P3
=
Ilość imprez wykazanych w ofercie rozpatrywanej
X
100 pkt
X
10 %
Najwyższa z wszystkich przedstawionych ofert ilość wykazanych imprez
Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta (wariant), która uzyska największą ilość punktów, wyliczoną zgodnie ze wzorem:
P = P1 + P2 + P3
ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY
Zamawiający nie wymaga złożenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w przedmiotowym postępowaniu.
TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
Wykonawcy pozostają związani ofertą przez okres 60 dni od upływu terminu do składania ofert.
PROTESTY
1. Wykonawcy uczestniczący w postępowaniu, którzy złożyli oferty w toku postępowania i którzy
nie zostali ostatecznie wykluczeni z postępowania ani tez ich oferty nie zostały ostatecznie
odrzucone mogą wnieść pisemny protest na następujące czynności Zamawiającego:
- wybór oferty,
- unieważnienie postępowania,
- wykluczenie z postępowania wykonawcy składającego protest,
- odrzucenie oferty złożonej przez wykonawcę składającego protest.
2. Protest wnosi się do Zamawiającego w terminie 5 dni od dnia, w którym Wykonawca powziął
lub mógł powziąć wiadomość o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę
wniesienia protestu. Protest uważa się za wniesiony z chwilą, gdy dotarł on do Zamawiającego w
taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią.
3. Wniesienie protestu dopuszczalne jest tylko przed zawarciem umowy.
4. Zamawiający odrzuca protest wniesiony po terminie lub wniesiony przez podmiot
nieuprawniony.
5. Protest Wykonawcy powinien wskazywać oprotestowaną czynność Zamawiającego, a także
zawierać żądanie, zwięzłe przytoczenie zarzutów oraz okoliczności faktycznych i prawnych
Wykonawców uzasadniających wniesienie protestu.
6. Zamawiający rozstrzyga protest nie później niż w terminie 5 dni od dnia jego wniesienia.
7. Rozstrzygnięcie protestu jest ostateczne i nie przysługują od niego środki odwoławcze.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Zamawiający zawiera umowę w terminie nie krótszym niż 5 dni do dnia przekazania
zawiadomienia o wyborze oferty.
2. Do spraw nie uregulowanych w niniejszych Warunkach przetargu mają zastosowanie przepisy
zawarte w Regulaminie Udzielania Zamówień w MPK Poznań Sp. z o.o. nieobjętych Ustawą Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity ze zmianami wprowadzonymi od dnia 1 lipca 2009 r.). |
