organizacja spotkania w ramach projektu systemowego

organizacja spotkania w ramach projektu systemowego w trybie zamówienia z wolnej ręki zgodnie
z poniższymi informacjami pn.:
Spotkania informacyjno - warsztatowe dla koordynatorów projektów systemowych
w ramach Priorytetu VII PO KL
1. Cel spotkania: omówienie i wyjaśnienie bieżących problemów w realizacji projektów systemowych z przedstawicielami Instytucji Pośredniczącej oraz prezentacja dobrych praktyk w tym zakresie.
2. Termin spotkania: 27-28 kwietnia 2009 r.
3. Spotkanie o charakterze stacjonarnym (miejsce szkolenia musi być wyposażone
w bazę noclegową i posiadać możliwość zorganizowania wyżywienia na miejscu). Dopuszcza się możliwość zlecenia innym podmiotom zapewnienia zaplecza technicznego (sale, sprzęt) oraz obsługi hotelarskiej i gastronomicznej szkolenia.
4. Miejsce spotkania: na obszarze województwa zachodniopomorskiego.
5. Uczestnicy: Koordynatorzy projektów systemowych w ramach Priorytetu VII PO KL. Planowana ilość osób w grupie wynosi 38 uczestników oraz 2 organizatorów. Łączna liczba uczestników w trakcie dwudniowego spotkania - 40 osób.
6. Liczba godzin: 12 godzin lekcyjnych.
Proponowany podział:
Dzień I (8 godzin lekcyjnych)
Do godz. 09.30 przyjazd i zakwaterowanie uczestników
Rozpoczęcie zajęć godz. 10.00
Wyżywienie: obiad, kolacja, 4 przerwy kawowe (w tym kawa powitalna)
Dzień II (4 godziny lekcyjne)
Rozpoczęcie zajęć godz. 09.00
Wyżywienie: śniadanie, obiad, 1 przerwa kawowa
W związku z tym, zapraszamy do przysyłania ofert na zorganizowanie usługi hotelowo-gastronomicznej powyższego spotkania według podanych specyfikacji:
Do Zamawiającego (ROPS) należy:
1. Rekrutacja uczestników spotkania. Zamawiający jednocześnie zobowiązuje się
do podania ostatecznej liczby uczestników spotkania Wykonawcy 3 dni przed terminem rozpoczęcia spotkania.
Do obowiązków Wykonawcy należy:
1. Zapewnienie wyżywienia dla uczestników składającego się z: 1 śniadania, 2 obiadów, 1 kolacji na każdego uczestnika. Do oferty prosimy dołączyć propozycję menu na dwudniowe spotkanie.
2. Zapewnienie podczas przerw kawowych serwisu składającego się z: kawy, mleka, herbaty, soku, wody mineralnej, cytryn, ciastek, cukru. Podczas spotkania planujemy 5 serwisów konferencyjnych .
3. Zapewnienie uczestnikom 36 noclegów w pokoju dwuosobowym oraz 4 noclegów
w pokoju jednoosobowym. Zaproponowane warunki noclegowe nie powinny budzić wątpliwości, co do jakości usług.
4. Zapewnienie sali szkoleniowej swobodnie mieszczącej minimum 40 osób. Sala musi posiadać niezbędne wyposażenie techniczne: rzutnik multimedialny, laptop, ekran, nagłośnienie, tablicę do pisania, wskaźnik itp.

Osoba kontaktowa: Stanisław Kałamaga, Katarzyna Witkowska oraz Ewa Krukowska-Pachomow, tel. 091 44 67 140, w godz. 07.30 - 15.30 od poniedziałku do piątku.

Uprzejmie prosimy o składanie ofert w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej: ul. Korsarzy 34, 70-540 Szczecin lub przysłanie pocztą elektroniczną na adres ekrukowska@wzp.pl do
25 marca 2009 roku, do godz. 12:00. Oferty powinny zostać wysłane z takim wyprzedzeniem, aby przy ich dotarciu na w/w adres dotrzymany został wyżej określony termin wpływania ofert.

Oferta powinna zawierać:
1. Opis miejsca realizacji zamówienia.
2. Całkowity koszt organizacji spotkania oraz koszt realizacji zamówienia w przeliczeniu na 1 uczestnika.
Po otrzymaniu Państwa oferty zastrzegamy sobie możliwość negocjowania przedstawionych cen i innych warunków związanych z realizacją zadania.
O zaproszeniu do negocjacji decydować będą: cena za zrealizowanie zamówienia oraz jakość oferowanych usług.
W związku z tym, że całość przedsięwzięcia jest finansowana ze środków Unii Europejskiej - płatność będzie następowała według rzeczywistej liczby uczestników spotkania i taki zapis znajdzie się w umowie.

O zaproszeniu do negocjacji decydować będą: cena za zrealizowanie zamówienia oraz jakość oferowanych usług.