Organizacja V Międzynarodowej Konferencji Work Environment and Cardiovascular Diseases

Przedmiotem zamówienia publicznego jest: organizacja V Międzynarodowej Konferencji Work Environment and Cardiovascular Diseases. Wykonawca będzie bezpośrednio odpowiedzialny za przygotowanie, obsługę konferencji oraz zakwaterowanie i przeprowadzenie programu turystycznego dla uczestników i osób towarzyszących. Zakres podstawowych obowiązków obejmuje: I.Świadczenia dotyczące programu naukowego 1.Zorganizowanie sesji posterowych w miejscu obrad. 2.Wynajem stojaków na sesję posterową. II.Świadczenia dotyczące rejestracji uczestników 1.Przygotowanie strony www, umieszczenie na serwerze, rejestracji domeny. 2.Prowadzenie rejestracji uczestników, wysyłanie potwierdzeń i stała korespondencja z uczestnikami. Przygotowanie programu rejestracji on-line oraz zakup certyfikatu bezpieczeństwa. Zakres czynności obejmuje wpisywanie uczestników do bazy danych, aktualizacje bazy danych, jak również przekazywanie członkom K.O. informacji o zgłoszonych uczestnikach. 3.Czynności niezbędne przy prowadzeniu rejestracji uczestników: 3.1. Zaprojektowanie formularza zgłoszeniowego. 3.2. Rejestracja wpłat za wpisowe (przelewy oraz płatności kartami kredytowymi metodą on-line, mail order i w miejscu konferencji). 3.3. Przygotowanie list autoryzacyjnych do PolCardu i American Express. 3.4. Obciążenie kart kredytowych. 3.5 Prowadzenie korespondencji z uczestnikami dotyczącej pobierania wpisowego, wyjaśniania i monitorowania płatności. 3.6. Potwierdzenie płatności. 3.7 Rozliczenie wszystkich uczestników z tytułu wpisowego. 3.8. Wystawiane faktur i innych dokumentów księgowych dla uczestnika. 4.Obsługa finansowa. Czynności niezbędne przy obsłudze konta bankowego: 4.1. Wyznaczanie subkonta K.O. na koncie własnym. 4.2. Kontrola wpłat na subkonto Kongresu. 4.3. Księgowanie wpłat. 4.4. Opisywanie wszystkich płatności. 4.5. Przygotowywanie zestawień księgowych dla K.O. 4.6. Opłacenie kosztów z tytułu przelewów bankowych i obciążeń kart kredytowych. 4.7.Uzgadnianie z bankiem wpłat, przeksięgowywanie błędnie dokonanych wpłat. 4.8. Przygotowywanie cyklicznych zestawień dla K.O. 4.9. Przygotowywanie dla K.O. końcowego rozliczenia finansowego Kongresu. III.Usługi logistyczne 1.Dekoracje, oznaczenia informacyjne. Zapewnienie uzgodnionego odrębnie wystroju graficznego sal obrad, kuluarów i innych wskazanych miejsc. 2.Przygotowanie materiałów kongresowych: 2.1. Przygotowanie kopert imiennych z identyfikatorami, zaproszeniami i biletami wstępu dla każdego uczestnika. 2.2. Zorganizowanie obsługi do pakowania materiałów kongresowych. 2.3. Transport materiałów do przygotowalni i na miejsce wydania. 3.Prowadzenie recepcji centralnej podczas Kongresu. Zatrudnienie osób pełniących funkcje hosstes w trakcie trwania Konferencji. Zapewnienie wyposażenia i sprzętu technicznego, odpowiedniego dla potrzeb recepcji centralnej, a także jego transport. 4.Zapewnienie transportu autokarowego 29 września 2009 na potrzeby uczestników spotkania. IV.Usługi gastronomiczne i imprezy oficjalne 1. Organizacja posiłków podczas konferencji: a) 5 przerw kawowych, b) 3 lunche, c) uroczystego bankietu (27 września 2009), d) bankietu pożegnalnego (29 września 2009). 2. Wynajęcie obiektów na: a) bankiet 27 września, b) bankiet pożegnalny 29 września. V.Świadczenia dotyczące kompleksowej obsługi wystawy 1. Przygotowanie prospektu zaproszenia. 2. Obsługa wystawców 3. Przygotowanie planów stoisk. 4. Nadzór techniczny. VI.Zakwaterowanie uczestników Kongresu Dokonywanie rezerwacji i zapewnienie zakwaterowania uczestnikom imprezy i osobom towarzyszącym w hotelach o różnym standardzie w Krakowie w dniach 26 września - 1 października 2009. VII. Program turystyczny dla uczestników Kongresu oraz osób towarzyszących 1. Przygotowanie i realizacja programu imprez socjalnych, fakultatywnych i programu dla osób towarzyszących w czasie Kongresu: 1.1Zwiedzanie Wawelu zakończone lunchem - opcja dla osób towarzyszących. 2.Wycieczki dla uczestników Konferencji i osób towarzyszących przed i po Konferencji. VIII. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia wraz ze składaną oferta przetargową: 1. trzech propozycji na organizację uroczystości otwarcia konferencji w dniu 27 września 2009 roku, 2. dwóch propozycji na organizację uroczystej kolacji w dniu 29 września 2009 roku. WAŻNE! 1. Liczba uczestników będzie ulegała zmianie. 2. Ilości usług i świadczeń będzie zależała od ilości uczestników

Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.imp.lodz.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: INSTYTUT MEDYCYNY PRACY IM. PROF. DRA MED. JERZEGO NOFERA 91-348 ŁÓDŹ, UL. ŚW. TERESY OD DZIECIĄTKA JEZUS NR 8, POKÓJ 86 - SEKCJA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH..

Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 16.01.2009 godzina 10:00, miejsce: INSTYTUT MEDYCYNY PRACY IM. PROF. DRA MED. JERZEGO NOFERA 91-348 ŁÓDŹ, UL. ŚW. TERESY OD DZIECIĄTKA JEZUS NR 8, POKÓJ 81 - KANCELARIA GŁÓWNA

CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Rozpoczęcie: 27.09.2009

Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.
Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.
* Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: I.Udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego mogą wziąć Wykonawcy, którzy: a.posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; b.posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia, c.znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; d.nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia..
* Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. W celu potwierdzenia, że Wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności oraz nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo zamówień publicznych, Wykonawca dołącza do oferty: 1.1. aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, 1.2. aktualne zaświadczenie właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające odpowiednio, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub zaświadczeń, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, 1.3. umowę spółki cywilnej, jeżeli działalność gospodarcza prowadzona jest w formie spółki cywilnej z ewentualnymi aneksami wskazującymi aktualny, na dzień składania ofert sposób reprezentowania spółki. Ponadto każdy ze wspólników spółki cywilnej zobowiązany jest dostarczyć indywidualny wypis z rejestru ewidencji działalności gospodarczej. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia dokumenty, o których mowa w pkt. 1.1. i 1.2. składa każdy z nich. 2. W celu potwierdzenia opisanego przez Zamawiającego warunku posiadania przez Wykonawcę niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz dysponowania potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, Zamawiający żąda następującego dokumentu: 2.1. wykazu wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej pięciu zamówień, których przedmiotem było przygotowanie, organizacja i obsługa międzynarodowych imprez takich jak konferencje, seminaria, warsztaty dla co najmniej 500 osób z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, sporządzonych wg wzoru, który stanowi Załącznik Nr 3 do SIWZ, oraz dokumenty (listy referencyjne) potwierdzające, że zamówienia te zostały wykonane należycie. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia dokumenty te składa przynajmniej jeden z nich. Ponadto: 3. Wypełniony druk oferty stanowiący Załącznik Nr 1 do SIWZ; 4. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodne z art. 22 i 24 ustawy Prawo zamówień publicznych stanowiące Załącznik Nr 2 do SIWZ. W przypadku złożenia oferty przez podmioty występujące wspólnie, oświadczenie składają wspólnie wszyscy uczestnicy podmiotu. 5. Wypełniony Załącznik nr 4 do SIWZ; 6. Wypełniony Załącznik nr 5 do SIWZ , w przypadku jeżeli Wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcy (om) realizację niniejszej usługi. 7. Trzy propozycje na organizację uroczystości otwarcia konferencji w dniu 27 września 2009 roku i dwie propozycje na organizację uroczystej kolacji w dniu 29 września 2009 roku.

Kryteria oceny ofert: najniższa cena.
Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).