usługa hotelowo-gastronomiczna spotkań

usługa hotelowo-gastronomiczną spotkań w ramach cyklu edukacyjnego "CAL jako metoda integracji
i przeciwdziałania wykluczeniu społecznemu" w trybie zamówienia z wolnej ręki zgodnie
z poniższymi informacjami.
1. Celem kompleksowego programu edukacyjnego będzie dostarczenie wiedzy
i umiejętności, z zakresu roli animatora społecznego, rozwoju samopomocy
w społeczności lokalnej, budowania partnerstwa lokalnego oraz sieci współpracy na poziomie lokalnym, pozwalającej na zapoznanie się z nową metodą oraz wprowadzenie realnych zmian w pracy środowiskowej.
2. Planuje się organizację 7 spotkań
Terminy spotkań:
" 20-22 maja 2009 r.
" 22-24 czerwca 2009 r.
" 26-28 sierpnia 2009 r.
" 16-18 września 2009 r.
" 7-9 października 2009 r.
" 4-6 listopada 2009 r.
" 2-4 grudnia 2009 r.
3. Spotkania o charakterze stacjonarnym (miejsce spotkań musi być wyposażone w bazę noclegową i posiadać możliwość zorganizowania wyżywienia na miejscu. Niezbędne jest również posiadanie zaplecza technicznego (sale, sprzęt).
4. Miejsce spotkań powinno być położone na obszarze województwa zachodniopomorskiego.
5. Uczestnicy: Pracownicy zatrudnieni w instytucjach pomocy i integracji społecznej. Planowana liczba osób na każdym spotkaniu 25 osób, w tym 1 organizator. Łączna liczba uczestników: 25 osób x 7 spotkań = 175 osób
6. Liczba godzin: 20 godzin lekcyjnych. Proponowany podział:
Dzień I (8 godzin lekcyjnych)
Do godz. 09.30 przyjazd i zakwaterowanie uczestników
Rozpoczęcie zajęć godz. 10.00
Wyżywienie: obiad, kolacja, 4 przerwy kawowe (w tym kawa powitalna)
Dzień II (8 godzin lekcyjnych)
Rozpoczęcie zajęć godz. 09.00
Wyżywienie: śniadanie, obiad, kolacja, 3 przerwy kawowe
Dzień III (4 godziny lekcyjne)
Rozpoczęcie zajęć godz. 09.00
Wyżywienie: śniadanie, obiad, 1 przerwa kawowa
W związku z tym, zapraszamy do przysyłania ofert na zorganizowanie usługi hotelarsko-gastronomicznej według podanych niżej specyfikacji:
Do Zamawiającego (UMWZ ROPS) należy:
1. Rekrutacja uczestników na spotkania. Zamawiający jednocześnie zobowiązuje się do podania Wykonawcy ostatecznej liczby uczestników spotkań 3 dni przed terminem rozpoczęcia każdego spotkania.
Do obowiązków Wykonawcy należy:
1. Zapewnienie na każdym spotkaniu wyżywienia dla uczestników składającego się z:
2 śniadań, 3 obiadów, 2 kolacji. Do oferty prosimy dołączyć propozycję menu na trzydniowe spotkanie.
2. Zapewnienie podczas przerw kawowych serwisu składającego się z: kawy, mleka, herbaty, soku, wody mineralnej, cytryn, ciastek, cukru. Podczas spotkań planujemy
56 serwisów konferencyjnych (8 na każde spotkanie).
3. Zapewnienie uczestnikom na każdym spotkaniu 2 noclegów w pokoju dwuosobowym oraz 2 noclegów w pokoju jednoosobowym dla organizatora. Zaproponowane warunki noclegowe nie powinny budzić wątpliwości, co do jakości usług.
4. Zapewnienie sali szkoleniowej swobodnie mieszczącej minimum 30 osób. Sala musi posiadać niezbędne wyposażenie techniczne: rzutnik multimedialny, laptop, ekran, nagłośnienie, tablicę do pisania, wskaźnik itp.

Osoba kontaktowa: Katarzyna Witkowska, tel. 091 44 67 107, w godz. 07.30 - 15.30
od poniedziałku do piątku.

Uprzejmie prosimy o składanie ofert w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej: ul. Korsarzy 34, 70-540 Szczecin lub przysłanie pocztą elektroniczną na adres kwitkowska@wzp.pl do 31 marca 2009 roku, do godz. 15:30. Oferty powinny zostać wysłane z takim wyprzedzeniem, aby przy ich dotarciu na w/w adres dotrzymany został wyżej określony termin wpływania ofert.

Oferta powinna zawierać:
1. Opis miejsca realizacji zamówienia.
2. Całkowity koszt organizacji spotkania oraz koszt realizacji zamówienia w przeliczeniu na 1 uczestnika. Po otrzymaniu Państwa oferty zastrzegamy sobie możliwość negocjowania przedstawionych cen i innych warunków związanych z realizacją zadania.
O udzieleniu zamówienia decydować będą 2 kryteria:
1. Ceny za zrealizowanie spotkań.
2. Jakość oferowanych usług.
W związku z tym, że całość przedsięwzięcia jest finansowana ze środków Unii Europejskiej - płatność będzie następowała według rzeczywistej liczby uczestników warsztatów i taki zapis znajdzie się w umowie.