Zorganizowanie i obsługa imprezy konferencyjno-wystawowej

Zorganizowanie i obsługa imprezy konferencyjno-wystawowej pt. "III Forum Funduszy Europejskich" oraz imprezy promocyjnej podczas "Parady Schumana".
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie „III Forum Funduszy Europejskich” - imprezy konferencyjno-wystawowej oraz imprezy promocyjnej podczas „Parady Schumana”, która zamyka obchody XVII Polskich Spotkań Europejskich.
Imprezy te posłużą zaprezentowaniu możliwości związanych z perspektywą finansową 2007-2013 oraz podsumowaniu efektów wdrażania Funduszy Europejskich w Polsce.
Zadanie składa się z 3 części:
1. część konferencyjna (7.5.2010 r.) – zamknięta (dostępna na zaproszenie), w jej skład wejdzie zorganizowanie od 4 do 6 paneli konferencyjnych na maksymalnie 250 osób każdy, w tym od 1 do 2 paneli połączonych z uroczystym rozdaniem nagród.
2. część targowo-wystawowa (7-8.5.2010 r.) - ogólnodostępna, o charakterze imprezy masowej, z przewidywanym udziałem do 2 500 osób każdego dnia. W skład części targowo-wystawowej wejdą następujące usługi: zaprojektowanie, przygotowanie, montaż i demontaż maksymalnie 120 stoisk informacyjno-wystawienniczych i sceny, zapewnienie miejsca na wykłady otwarte, miejsca na wyświetlanie prezentacji multimedialnych, oprawa graficzna imprezy a także zapewnienie programu artystycznego na scenie 7 i 8 maja, przygotowanie materiałów informacyjno-promocyjnych przeznaczonych do rozdawania uczestnikom III Forum Funduszy Europejskich.
3. organizacja imprezy promocyjnej podczas „Parady Schumana” (8.5.2010 r.) - impreza ogólnodostępna, w skład tej części wchodzi: przygotowanie oprawy stoiska MRR w Miasteczku Europejskim (Krakowskie Przedmieście), zorganizowanie co najmniej 3 godzinnego programu rozrywkowo-edukacyjnego (np. gry, konkursy, prezentacje), przygotowanie materiałów promocyjnych przeznaczonych do rozdawania uczestnikom Parady.
Impreza konferencyjno-wystawowa zostanie zrealizowana w dniach 7-8.5.2010 r. w miejscu zaproponowanym przez Wykonawcę w Warszawie, w dzielnicy Śródmieście, w miejscu łatwo dostępnym, położonym na szlaku komunikacyjnym i/lub turystycznym, np. Plac Zamkowy, Plac Defilad.
Obie części imprezy konferencyjno-wystawowej, tj. część konferencyjna i część targowo-wystawowa logistycznie i organizacyjnie muszą stanowić całość, tzn. muszą odbyć się np. w budynku i przyległym do niego placu.
Wykonawca zapewni przede wszystkim:
W ramach etapu I:
— opracowanie koncepcji imprez,
— zaproszenie uczestników,
— przygotowanie materiałów informacyjno-promocyjnych,
— część targowo-wystawowa (zaprojektowanie, przygotowanie stoisk informacyjno-wystawienniczych, sceny, miejsc na wykłady i prezentacje),
— przygotowanie imprezy promocyjnej (zaprojektowanie, koncepcja programu artystycznego, konkursów, itp.),
— ubezpieczenie imprez.
W ramach etapu II:
— lokale, w których odbędzie się część konferencyjna wraz z niezbędnym sprzętem nagłaśniającym, audio-wizualnym, tłumaczeniem, itp,
— miejsce, w którym odbędzie się część targowo-wystawowa. Wykonawca uzyska wszystkie niezbędne pozwolenia umożliwiające zorganizowanie imprezy,
— obsługę logistyczno-techniczną imprez,
— przeprowadzenie imprezy promocyjnej,
— promocję i nagłośnienie imprez,
— część targowo-wystawowa, w zakresie, którego nie obejmuje etap I.
Zamawiający zapewni:
— merytoryczne przygotowanie poszczególnych konferencji,
— obecność wystawców,
— tematy i osoby prowadzące wykłady otwarte.
Całkowita wielkość lub zakres:
Szacunkowa wartość bez VAT: 2 049 180,32 PLN

Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, ul. Wspólna 2/4, Do wiadomości Katarzyna Szmit, PL-00-926 Warszawa. Tel. +48 224613525. E-mail katarzyna.szmit@mrr.gov.pl. Faks +48 224613362.
Więcej informacji można uzyskać pod adresem: Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, ul. Wspólna 2/4, Kontakt Biuro Dyrektora Generalnego, Do wiadomości Katarzyna Szmit, PL-00-926 Warszawa. Faks +48 224613362.

Specyfikacje i dokumenty dodatkowe (w tym dokumenty dotyczące dialogu konkurencyjnego oraz Dynamicznego Systemu Zakupów) można uzyskać pod adresem: Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, ul. Wspólna 2/4, Kontakt Biuro Dyrektora Generalnego, Do wiadomości Katarzyna Szmit, PL-00-926 Warszawa. Faks +48 224613362. URL: www.mrr.gov.pl.
Warunki uzyskania specyfikacji i dokumentów dodatkowych lub dokumentu opisowego:
Dokumenty odpłatne: nie.

Oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu należy przesyłać na adres: Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, ul. Wspólna 2/4, Kontakt Kancelaria Ogólna Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, Do wiadomości Katarzyna Szmit, PL-00-926 Warszawa. Faks +48 224613362.
Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:
26.11.2009.

Główne miejsce świadczenia usług: Warszawa.
CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN REALIZACJI:
Rozpoczęcie: 7.5.2010. Zakończenie: 8.5.2010.

dostępne w oryginalnej treści ogłoszenia

Kryteria udzielenia zamówienia:
Oferta najkorzystniejsza ekonomicznie z uwzględnieniem kryteriów: kryteria określone poniżej:
1. cena. Waga: 35.
2. koncepja organizacji imprez. Waga: 65.
Ograniczenie liczby wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do składania ofert lub do udziału:
Przewidywana liczba wykonawców 5
Obiektywne kryteria wyboru ograniczonej liczby kandydatów: Zamawiający zaprosi do udziału w negocjacjach 5 wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu. Jeżeli liczba wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu będzie mniejsza lub równa 5, wówczas Zamawiający zaprosi do udziału w negocjacjach wszystkich wykonawców spełniających te warunki. W przypadku gdy Iiczba wykonawców spełniających warunki będzie większa, wówczas do udziału w negocjacjach zaproszonych zostanie 5 wykonawców a kwalifikacja wykonawców zostanie dokonana na podstawie łącznej wartości 3 usług spełniających warunek, o którym mowa w sekcji III.2.3) A pkt. 1) ogłoszenia. Jeśli liczba usług podanych przez wykonawcę, spełniających ten warunek będzie większa niż 3, Zamawiający weźmie pod uwagę 3 usługi o najwyższej wartości (określone i potwierdzone zgodnie z sekcją III.2.3) B pkt. 1 ogłoszenia). Wykonawcę niezaproszonego do udziału w negocjacjach traktuje się jako wykluczonego z postępowania.